Máy tính từ lâu đã trở thành một công cụ không thể thiếu được trong các văn phòng, công sở với chức năng chính là soạn thảo văn bản. Tuy nhiên, trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản bên cạnh những lỗi sai chính tả do đánh máy đã không ít trường hợp văn bản được soạn thảo không đúng thể thức, kỹ thuật trình bày. Sau đây xin chỉ ra một số lỗi cơ bản mà cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình soạn thảo văn bản thường mắc phải và cách khắc phục các lỗi cơ bản đó:

1. Sai về nội dung và thẩm quyền ban hành

- Nội dung trong văn bản quy định lại những nội dung đã được các VBQPPL cấp trên quy định.

- Viện dẫn căn cứ pháp lý thiếu hoặc văn bản đã hết hiệu lực.

- Sai về hiệu lực văn bản: Cơ quan chủ trì soạn thảo không dự kiến cụ thể ngày có hiệu lực trong dự thảo văn bản.

Khoản 1 Điều 38 Nghị định số: 34/2016/NĐ-CP quy định “Ngày có hiệu lực của VBQPPL phải được quy định cụ thể ngay trong VBQPPL theo quy định tại Điều 151 và Điều 152 của Luật. Cơ quan chủ trì soạn thảo phải dự kiến cụ thể ngày có hiệu lực của VBQPPL trong dự thảo VBQPPL trên cơ sở bảo đảm đủ thời gian để các cơ quan, tổ chức, cá nhân có điều kiện tiếp cận văn bản, các đối tượng thi hành có điều kiện chuẩn bị thi hành văn bản”.

Ví dụ, tại Quyết định số: 24/2016/QĐ-UBND ngày 11/7/2016 của UBND tỉnh Trà Vinh quy định về điều kiện, tiêu chuẩn chức danh lãnh đạo, quản lý cấp phòng thuộc Sở, Ban, ngành tỉnh và UBND huyện, thị xã, thành phố của tỉnh Trà Vinh, Điều 2 Quyết định này quy định “Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký”. Tuy nhiên căn cứ vào Nghị định số: 34/2016/NĐ-CP thì cần ghi cụ thể ngày có hiệu lực của VBQPPL, do đó cách diễn đạt trên là sai, mà phải ghi như sau: “Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 21 tháng 7 năm 2016”.

2. Sai về lỗi đánh máy, lỗi chính tả:

Trong văn bản thường mắc lỗi như viết hoa không đúng quy tắc trong văn bản hành chính; sai về diễn đạt câu, sử dụng dấu chấm câu (Có những đoạn dài dằng dặc không có dấu ngắt câu); Sai quy tắc đánh máy (Chẳng hạn như dấu câu không được gõ vào sát ký tự cuối của từ đứng trước nó)

Cách trình bày đúng như sau:

Đối với việc viết hoa: Về quy tắc viết hoa trong văn bản được quy định tại Phụ lục VI kèm theo Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP cụ thể là:

+         Viết hoa vì phép đặt câu

+         Viết hoa danh từ riêng chỉ tên người

+         Viết hoa tên địa lý

+         Viết hoa tên cơ quan tổ chức (Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Ban Chỉ đạo trung ương về Phòng chống tham nhũng; Văn phòng Chính phủ…)

+         Viết hoa trong các trường hợp khác: Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt (Nhân dân, Nhà nước); Tên các huân chương, huy chương, danh hiệu vinh dự; Tên chức vụ, học vị, danh hiệu; danh từ chung đã riêng hóa; các ngày lễ, ngày kỷ niệm; tên các sự kiện lịch sử và các triều đại; tên các loại văn bản ; tên các năn âm lịch, ngày tết, ngày, tháng trong năm; tên gọi cá tôn giáo, giáo phái, ngày lễ tôn giáo

Đối với các dấu câu, sau dấu chấm, chấm phẩy, hai chấm… không được đặt khoảng trắng ở trước và sau dấu câu có dấu cách bình thường như đang viết một từ bất kỳ.  Riêng đối với dấu ngoặc đơn hoặc ngoặc kép thì phía ngoài dấu ngoặc là một khoảng trắng, phía trong dấu ngoặc không có khoảng trắng.

3. Sai trong kỹ thuật trình bày khổ giấy và định lề trang văn bản

Trong các máy tính, máy in hiện nay, do chế độ mặc định khổ giấy và định lề trang ở nước ngoài khác với ở Việt Nam nên nếu khi soạn thảo văn bản không chú ý đặt lại thì sẽ mắc phải lỗi sai này. Vì văn bản in ra khổ giấy A4 mà để cỡ giấy Letter thì thường chữ sẽ bị bé đi, lề trên, lề dưới to, văn bản sẽ mất cân đối và không đúng theo quy định hiện hành.

Khắc phục bằng cách định dạng lại trang văn bản: Chọn Page Layout à Margins à Custom Margins à Paper trong mục Paper size chọn A4 à Default

4. Sai trong định dạng Font đoạn văn do lỗi coppy - paste dẫn đến không thống nhất trong định dạng Font toàn bộ văn bản.

Cách khắc phục: Chuyển mã Font với bộ gõ Unikey như sau: (1) Coppy đoạn văn bản cần chuyển mã, (2) Nhấn chuột phải vào ký hiệu của Unikey ở Taskbar góc bên phải dưới màn hình, chọn “Chuyển mã nhanh – [CS+F9]” màn hình sẽ hiện ra cửa sổ thông báo “Successfully converted RTF clipboard”; (3) Paste vào đoạn văn bản cần chuyển mã.

Hoặc khi coppy – paste, dùng chức năng Paste Special: Đặt con trỏ chuột vào vị trí cần Paste, sau đó chọn Home à Paste à Paste Special àUnformattted Unicode Text à OK.

5. Sai về trình bày thể thức

* Đối với trình bày Quốc hiệu và Tiêu ngữ:

Thường mắc lỗi sai như: cỡ chữ bằng nhau hoặc không trình bày cách nhau dòng đơn mà thường trình bày theo định dạng của toàn bộ văn bản và dùng lệnh Underline (U) để trình bày đường kẻ ngang dưới tiêu ngữ

Khắc phục như sau: Quốc hiệu trình bày cỡ chữ 12-13; Tiêu ngữ trình bày cỡ chữ 13-14 (bắt buộc 2 dòng phải chênh nhau 1 cỡ chữ). Nên trình bày dòng thứ nhất cỡ chữ 12 và dòng thứ 2 cỡ chữ 13 (bằng với cỡ chữ của tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản). Hai dòng chữ này được trình bày cách nhau dòng đơn. Dưới tiêu ngữ có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng dòng chữ (khi vẽ đường kẻ ngang không dùng lệnh Underline mà dùng lệnh Insert àShapes à chọn Line)

* Đối với trình bày tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: mắc lỗi sai về trình bày cỡ chữ và cách dòng.

Khắc phục như sau: Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được trình bày cách nhau dòng đơn, cỡ chữ 12-13 (thường chọn cỡ chữ bằng với cỡ chữ Quốc hiệu)

* Đối với trình bày Số, ký hiệu văn bản: thường quên dấu hai chấm (:) sau từ “Số”

Khắc phục như sau:  Từ “Số” trình bày cỡ chữ 13, sau “Số” có dấu hai chấm (:)

* Đối với trình bày Địa danh, ngày tháng năm ban hành: thường mắc lỗi như ghi thêm số 0 trước số thể hiện ngày, tháng nhỏ hơn 10 và thường được căn lề phải.

Khắc phục như sau: đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước. Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản; cỡ chữ từ 13 đến 14; được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ (rất nhiều văn bản đã ban hành)

* Đối với trình bày Trích yếu nội dung văn bản (đặc biệt là đối với công văn): Trích yếu quá dài, trích yếu không phản ánh đúng nội dung chính của văn bản dễ gây hiểu nhầm về nội dung văn bản dẫn đến xử lý, chỉ đạo nhầm (vì đôi khi lãnh đạo chỉ cần đọc lướt trích yếu để chuyển cho các bộ phận chuyên môn xử lý); thậm chí trích yếu dài còn gây bất tiện cho bộ phận văn thư khi vào sổ công văn; gây khó nhớ nội dung trích yếu, làm ảnh hưởng đến việc sử dụng, trích dẫn, tìm kiếm văn bản sau này.

Khắc phục như sau: nên trình bày trích yếu ngắn gọn (có thể là 1 câu ngắn gọn hoặc 1 cụm từ phản ánh khái quát nội dung của văn bản) và trình bày cỡ chữ từ 12 đến 13; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

* Đối với trình bày nội dung văn bản thường mắc một số lỗi sau:

+ Lỗi sai trong trình bày phần căn cứ ban hành: thường gặp là không ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản, hoặc ghi không đúng thứ tự xuất hiện trong căn cứ ban hành (ghi ngày tháng năm ban hành trước cơ quan ban hành)

Sửa lại như sau: Căn cứ ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ các thành phần sau: tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).

Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.). Lưu ý: Trước đây theo Thông tư số: 01/2011/NĐ-CP thì kết thúc bằng dấu phẩy (,).

+ Lỗi sai khi viện dẫn văn bản trong trình bày nội dung văn bản:

Sửa lại như sau: Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); còn trong các lần viện dẫn tiếp theo chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

+ Sai khi trình bày bố cục phần nội dung: như viết sai số thứ tự của Phần, Chương, Mục, Điều… hoặc sai trong trình bày khoảng cách giữa các đoạn văn mà chỉ giãn cách dòng chung cho toàn bộ văn bản.

Sửa lại như sau: Phần, Chương, Mục, Tiểu mục phải canh giữa; Từ Điều, khoản, điểm thì canh đều; Số thứ tự của Phần, chương thì dùng chữ số La Mã (I, II, III…) còn số thứ tự của mục, tiểu mục, điều, khoản thì dùng chữ số Ả Rập (1,2,3..), thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn. Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.

* Đối với trình bày nơi nhận

Thường một số lỗi sai như sau: Trình bày kiểu chữ đậm đối với cả phần Kính gửi; Nơi nhận không cùng dòng với dòng chữ quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản; Phần liệt kê các cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận văn bản được trình bày cỡ chữ 12 (bằng cỡ chữ với từ “Nơi nhận”; Quên trình bày dấu (:) sau từ “Nơi nhận”;

Cách trình bày đúng như sau:

+ Ở trình bày phần Nơi nhận tại ô 9a áp dụng đối với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và Công văn (còn gọi là Phần Kính gửi): sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:). Nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:).

Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên) và Công văn, nơi nhận bao gồm:

Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.

Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

+ Ở trình bày phần Nơi nhận tại ô 9b (áp dụng chung đối với các loại văn bản): Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.).

* Đối với trình bày Phụ lục:

Thường gặp một số lỗi như quên điền số, ngày tháng năm vào phần thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục; Quên chỉ dẫn về Phụ lục trong văn bản; Số thứ tự của Phụ lục phải được đánh bằng chữ số Ả Rập (1,2,3…); Quên đánh số trang của Phụ lục.

Cách trình bày đúng như sau:

+ Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

+ Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.

+ Số thứ tự của Phụ lục phải được đánh bằng chữ số La Mã (I, II, III..), không dùng chữ số Ả Rập (1,2,3…)

+ Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục

* Đối với trình bày Số trang văn bản thường gặp một số lỗi như quên trình bày số trang, đánh số trang thứ nhất và số trang nằm canh giữa phía dưới trang văn bản.

Cách trình bày đúng như sau: Số trang phải được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

* Đối với trình bày địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax

Cách trình bày đúng như sau: chỉ được trình bày ở trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

Cần lưu ý cách trình bày cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, chẳng hạn: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 14 hoặc Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13.

Trên đây là một số lỗi cơ bản thường gặp trong quá trình soạn thảo văn bản quản lý nhà nước. Như vậy, trong quá trình soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, cán bộ, công chức và người có thẩm quyền cần căn cứ vào các quy định hiện hành trong kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức trong văn bản theo quy định pháp luật hiện hành để có thể xây dựng và ban hành văn bản không chỉ đáp ứng yêu cầu về nội dung mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định về thể thức nhằm đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản, góp phần nâng cao chất lượng công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước trong thời gian tới.

Âu Phương Thảo

Khoa Nhà nước và pháp luật