Nghị định 30/2020/NĐ-CP (Nghị định 30) về công tác văn thư mới được Chính phủ ban hành và chính thức có hiệu lực từ ngày 05/3/2020. Nghị định này thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CP (Nghị định 110) quy định về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110.

Trước đây Nghị định 110 không quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản mà giao cho Bộ Nội vụ hướng dẫn tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 24/01/2011. Để nâng cao hiệu lực pháp lý của quy định, khắc phục một số hạn chế do thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản hành chính chưa thống nhất với văn bản QPPL (căn cứ pháp lý, đánh số trang…), thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản điện tử chưa thống nhất với văn bản giấy…gây khó khăn cho công chức, viên chức trong quá trình tham mưu, soạn thảo văn bản, Nghị định 30 đã quy định cụ thể và có sửa đổi, bổ sung một số quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Cụ thể như sau:

Một là: Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman

Nếu như trước đây phông chữ sử dụng để trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 thì hiện nay đã quy định cụ thể phông chữ phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Hai là: Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản

Theo quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4, còn các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5) thì hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm).

Ba là: Thay đổi cách đánh số trang văn bản

Trước đây số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) thì nay số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất.

Bốn là: Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản.

Thông tư 01 loại trừ một số trường hợp không ghi cơ quan chủ quản như các cơ quan có thẩm quyền chung, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các cơ quan thuộc Chính Phủ hoặc các cơ quan thuộc Quốc Hội thì tại Nghị định 30 đã bãi bỏ các trường hợp loại trừ này. Theo đó, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

Năm là: Bổ sung yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản

Nghị định 30 quy định rõ căn cứ pháp lý "bao gồm các văn bản quy định thẩm quyền, chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu của cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (Riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành" và được trình bày theo chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, căn cứ cuối cùng kêt thúc bằng dấu "chấm". Khác với Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn là chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu "phẩy".

Sáu là: Chữ ký của người có thẩm quyền

Nghị định 30 đã bổ sung chữ ký số của người có thẩm quyền. Theo đó, hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

Ngoài ra, Nghị định 30 quy định cụ thể khi ký các văn bản giấy phải "dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai" (Khoản 3 Điều 13), khác với Nghị định 110 là "Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai".

Bảy là: Các trường hợp phải viết hoa.

Về cơ bản, Nghị định 30 kế thừa các quy định viết hoa tại các quy định trước đây như các trường hợp viết hoa vì phép đặt câu; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người, tên địa lý; tên cơ quan, tổ chức, các trường hợp khác… Tuy nhiên, Nghị định 30 có một số điểm khác biệt về viết hoa so với quy định trước đây, cụ thể:

 Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng. Trong khi đó Thông tư 01 quy định Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh; Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!), sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩu (,) khi xuống dòng.

Ngoài ra Nghị định 30 cũng bổ sung thêm Bổ sung thêm trường hợp viết hoa đặc biệt là “Thành phố Hồ Chí Minh” và danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: “Nhà nước”, “Nhân dân”.

Những quy định mới của Nghị định 30 đã tạo sự thống nhất trong kỹ thuật soạn thảo văn bản, sự đồng bộ trong công tác văn thư nói chung và văn bản điện tử nói riêng, đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính và xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam hiện nay.

Nguyễn Thị Mai

Khoa Nhà nước và Pháp luật